Ολοκληρωμένη πλατφόρμα
- Ηλεκτρονικής Διαχείρισης & Αρχειοθέτησης Εγγράφων
- Διαχείριση Εργασιών & Διαδικασιών
- Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο
Γενικές πληροφορίες
Νομικό πλαίσιο - πλήρη τήρηση νομικού πλαισίου:
- ηλεκτρονική υπογραφή
- Διαύγεια
- σύστημα αρχειοθέτησης
- οργανόγραμμα του Δήμου
- συμμόρφωση με το κανονισμό ΕΕ περί Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων
Άλλα πληροφοριακά συστήματα - συμβατότητα και διασύνδεση με όλα τα ήδη εγκατεστημένα συστήματα:
- Πρωτόκολλο
- Δημοτολόγιο
- Μητρώα Αρρένων
- HR
Έγγραφα:
- διατήρηση κύκλου ζωής εγγράφου
- τήρηση εκδόσεων εγγράφου - ιστορικότητα
Πρωτόκολλο:
- δυνατότητα τήρησης πολλαπλών Βιβλίων Πρωτοκόλλου (πχ. εμπιστευτικό πρωτόκολλο)
- αυτόματη αποστολή e-mail στους ενδιαφερόμενους
- άμεση εύρεση ομοειδών εγγράφων
- άμεση συσχέτηση εγγράφων
Ασφάλεια - τήρηση κανόνων ασφαλείας:
- διαβαθμισμένη πρόσβαση (βάση οργανογράμματος, ρόλων και δικαιωμάτων)
- κρυπτογράφηση
Αναζήτηση εγγράφων:
- αναζήτηση με πλήθος παιδίων
- αναζήτηση με λέξεις - κλειδιά (OCR, Data Capture)
Πλεονεκτήματα:
Εξοικονόμηση δαπανών και συγκεκριμένα σημαντική μείωση χρόνου διεκπεραίωσης αιτημάτων:
- αποφυγή λαθών – χρόνος διόρθωσης
- γρήγορη εύρεση ομοειδών εγγράφων (διπλών) και δυνατότητα συγχώνευσης
- αυτόματη πρωτοκόλληση των ηλεκτρονικά εισερχομένων
Εξοικονόμηση πόρων:
- μείωση δαπανών εκτύπωσης: χαρτί, toners, μελάνι, service των εκτυπωτών-φωτοτυπικών
- μηδενισμός της χειρόγραφης δουλειάς
- εξοικονόμηση χώρου: ηλεκτρονική βιβλιοθήκη / αρχείο
- μείωση της ανθρωποπροσπάθειας
Οργάνωση Τμημάτων:
- οργανόγραμμα της Υπηρεσίας
- παρακολούθηση εργασιών όλων των τμημάτων
Στρατηγική και προγραμματισμός:
- ετήσιος προγραμματισμός
- συμμετοχή όλων των υπηρεσιών στη διαδικασία προγραμματισμού
- δυνατότητα χρονικού προγραμματισμού των υπενθυμίσεων
Δείκτες αποτελεσματικότητας, αποδοτικότητας μέτρηση παραγόμενου έργου:
- περιοδική αξιολόγηση
- παρακολούθηση στατιστικών στοιχείων αιτημάτων προς δήμο / τμήματα
- παρακολούθηση ανταπόκρισης του δήμου / τμημάτων στα αιτήματα
- υπολογισμός χρονικής διάρκειας ανταπόκρισης