Ψηφιοποίηση αρχείων εγγράφων - Καταχώρηση δεδομένων (data entry)- Συμβουλευτική δράση GDPR


Ανάπτυξη λογισμικού (software) - Υπηρεσίες Υποστήριξης & Συμβουλευτικής

  

Script@Manager

Ολοκληρωμένη πλατφόρμα

  • Ηλεκτρονικής Διαχείρισης & Αρχειοθέτησης Εγγράφων
  • Διαχείριση Εργασιών & Διαδικασιών
  • Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Γενικές πληροφορίες

Νομικό πλαίσιο - πλήρη τήρηση νομικού πλαισίου:

  • ηλεκτρονική υπογραφή
  • Διαύγεια
  • σύστημα αρχειοθέτησης
  • οργανόγραμμα του Δήμου
  • συμμόρφωση με το κανονισμό ΕΕ περί Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Άλλα πληροφοριακά συστήματα - συμβατότητα και διασύνδεση με όλα τα ήδη εγκατεστημένα συστήματα:

  • Πρωτόκολλο
  • Δημοτολόγιο
  • Μητρώα Αρρένων
  • HR

Έγγραφα:

  • διατήρηση κύκλου ζωής εγγράφου
  • τήρηση εκδόσεων εγγράφου - ιστορικότητα

Πρωτόκολλο:

  • δυνατότητα τήρησης πολλαπλών Βιβλίων Πρωτοκόλλου (πχ. εμπιστευτικό πρωτόκολλο)
  • αυτόματη αποστολή e-mail στους ενδιαφερόμενους
  • άμεση εύρεση ομοειδών εγγράφων
  • άμεση συσχέτηση εγγράφων

Ασφάλεια - τήρηση κανόνων ασφαλείας:

  • διαβαθμισμένη πρόσβαση (βάση οργανογράμματος, ρόλων και δικαιωμάτων)
  • κρυπτογράφηση

Αναζήτηση εγγράφων:

  • αναζήτηση με πλήθος παιδίων
  • αναζήτηση με λέξεις - κλειδιά (OCR, Data Capture)

Πλεονεκτήματα:

Εξοικονόμηση δαπανών και συγκεκριμένα σημαντική μείωση χρόνου διεκπεραίωσης αιτημάτων:

  • αποφυγή λαθών – χρόνος διόρθωσης
  • γρήγορη εύρεση ομοειδών εγγράφων (διπλών) και δυνατότητα συγχώνευσης
  • αυτόματη πρωτοκόλληση των ηλεκτρονικά εισερχομένων

Εξοικονόμηση πόρων:

  • μείωση δαπανών εκτύπωσης: χαρτί, toners, μελάνι, service των εκτυπωτών-φωτοτυπικών
  • μηδενισμός της χειρόγραφης δουλειάς
  • εξοικονόμηση χώρου: ηλεκτρονική βιβλιοθήκη / αρχείο
  • μείωση της ανθρωποπροσπάθειας

Οργάνωση Τμημάτων:

  • οργανόγραμμα της Υπηρεσίας
  • παρακολούθηση εργασιών όλων των τμημάτων

Στρατηγική και προγραμματισμός:

  • ετήσιος προγραμματισμός
  • συμμετοχή όλων των υπηρεσιών στη διαδικασία προγραμματισμού
  • δυνατότητα χρονικού προγραμματισμού των υπενθυμίσεων

Δείκτες αποτελεσματικότητας, αποδοτικότητας μέτρηση παραγόμενου έργου:

  • περιοδική αξιολόγηση
  • παρακολούθηση στατιστικών στοιχείων αιτημάτων προς δήμο / τμήματα
  • παρακολούθηση ανταπόκρισης του δήμου / τμημάτων στα αιτήματα
  • υπολογισμός χρονικής διάρκειας ανταπόκρισης